Zgoda na przetwarzanie danych w czacie

Czat zbiera imię, telefon i treść rozmowy. Czyli obowiązują go te same zasady co formularz kontaktowy.

Czat na stronie wydaje się czymś ulotnym: porozmawialiśmy i zapomnieliśmy. W praktyce zbiera dokładnie to samo co formularz kontaktowy — imię, telefon, czasem mail, plus treść rozmowy i adres strony, z której klient pisze. Dla RODO to dane osobowe i zasady są te same.

Checkbox przed pierwszą wiadomością

W ustawieniach strony włącza się zgodę: checkbox pojawia się przed pierwszą wiadomością klienta, a nie po niej. Obok — link do polityki prywatności. Treść zgody jest edytowalna: lepiej napisać własnymi słowami, że dane są potrzebne do odpowiedzi na zgłoszenie, niż zostawić prawniczą formułę, której nikt nie czyta.

Co zbierać, a czego nie

Przed rozmową można poprosić o kontakt: imię i telefon obowiązkowo, mail nie. To świadomy kompromis: im dłuższy formularz, tym mniej osób go przechodzi. Zbieraj to, bez czego nie odpowiesz, i nie zbieraj na zapas — każde dodatkowe pole trzeba przechowywać, chronić i na żądanie usunąć.

Gdzie to wszystko leży

Rozmowy, kontakty i metadane (strona, język, czas) są w bazie twojej instalacji — czyli na twoim serwerze, nie w cudzej chmurze. Panel jest zamknięty przed indeksowaniem, pliki od odwiedzających leżą osobno, a PHP w tym katalogu się nie wykonuje. Warto z góry ustalić, kto z zespołu ma dostęp do historii: role w panelu na to pozwalają.

Prawo do usunięcia

Żądanie „usuńcie moje dane” łatwiej wykonać, gdy wszystko jest w jednym miejscu. Rozmowę widać w panelu w całości: korespondencja, kontakty, notatki operatorów. Osobno warto ustalić w zespole okres przechowywania — trzymanie czatów sprzed trzech lat „na wszelki wypadek” zwykle nie ma sensu.

Notatki operatorów to też dane

Wewnętrzna notatka „klient awanturnik” formalnie należy do tych samych danych osobowych i może trafić do wydruku na żądanie. Zasada jest prosta: pisz to, czego nie wstydziłbyś się pokazać klientowi — fakty o sprawie, nie oceny człowieka.

Gdy odpowiada AI

Jeśli włączony jest asystent AI, rozmowa trafia do modelu Google, żeby wygenerować odpowiedź. To warto wymienić w polityce prywatności obok pozostałych podmiotów przetwarzających. Sam model nie prosi klienta o dokumenty ani dane karty — instrukcja mu tego zabrania.

Co napisać w polityce

Wystarczy kilka uczciwych punktów: jakie dane zbiera czat, po co, jak długo są trzymane, kto ma do nich dostęp i jak je usunąć. Jeśli działają podmioty zewnętrzne — hosting, Telegram do powiadomień operatorów, model do automatycznych odpowiedzi — wymienia się je w tym samym miejscu. To krótki tekst, a zdejmuje większość pytań.

Nie rób ze zgody bariery

Trzy checkboxy i okno modalne przed pierwszą wiadomością niezawodnie zmniejszą liczbę zgłoszeń. Działający wariant to jeden checkbox z linkiem do polityki i tyle. Zgoda jest potrzebna tam, gdzie zbierasz kontakty; przy anonimowym „czy pracujecie w sobotę?” wystarczy link do polityki w interfejsie.